Homeoffice bei SYNERGIE – Effizient, produktiv und handlungsfähig

April 2020
Autor: Caroline Weidner


Seit 3 Wochen arbeitet ein Großteil unserer Kolleginnen und Kollegen, aufgrund der "Corona-Krise", nun schon im Homeoffice. Die Erfahrungen sind dabei ganz unterschiedlich. So gibt es z.B. Kolleginnen, für die der „Umzug“ keine große Neuerung darstellt, da sie ohnehin schon regelmäßig im Homeoffice arbeiten.

Andere wiederum lernen jetzt zum ersten Mal die Arbeit von Zuhause aus kennen. „Ich musste mich erst einmal neu organisieren und meinen Arbeitsplatz Zuhause einrichten“, so Marketingassistentin Sophia Coveli. Die neuen Herausforderungen im Homeoffice beschreibt Coveli weiter wie folgt: „Wenn man nicht gerade ein eigenes Bürozimmer hat und z.B. im Wohnzimmer arbeiten muss, hat man erst Bedenken, ob man nicht abgelenkt wird, vor allem wenn sich noch mehr Leute im Haushalt aufhalten. Auch die Frage ob die Technik mitmacht, habe ich mir anfangs gestellt. Diesen Bedenken zum Trotz habe ich allerdings festgestellt, dass die Arbeit im Homeoffice genauso produktiv ist, wie im Büro. Nicht zuletzt Dank unseres flinken IT-Leiters, der uns sehr schnell einen VPN-Tunnel eingerichtet hat, um auch im Homeoffice vollen Zugriff auf unser System zu haben.“ Einen besonderen Tipp für die Produktivität im Homeoffice haben wir von ihr auch noch bekommen. „Die regulären Arbeitszeiten einhalten und sich für den Job kleiden. So bleibt man z.B. motiviert und verfällt nicht in den Freizeit Modus Zuhause.“ Auch wenn es sicher lustig ist, sich für Videokonferenzen nur oben schick zu machen und dabei noch die Pyjamahose anzuhaben, aus arbeitspsychologischer Sicht tut man sich keinen Gefallen damit.

Im Folgenden möchten wir noch eine spezielle Methode vorstellen, mit der Sie im Homeoffice produktiv und effizient sind. Haben Sie schon mal von der „GTD - Getting Things Done“- Methode gehört? Hierbei steht effektives Zeit- und Selbstmanagement im Fokus. Die GTD-Methode hilft Ihnen dabei, mit einem Ordnungssystem Ihre Aufgaben im Blick zu behalten. GTD hilft beim Erinnern – und beim Vergessen. Somit kann sich das Gehirn entspannen, weil es weiß, dass es seine Aufgabe zuverlässig delegiert hat.

Die Methode des Trainer und Managementberater Davis Allen beruht auf fünf Prinzipien: Sammeln – Verarbeiten – Organisieren – Durchsehen – Erledigen.

  1. Sammeln: Alles, was auf Sie einströmt und erledigt werden muss, tragen Sie in „Eingangskörben“ zusammen. Ob das physische Ablagen sind oder Computer-Ordner, spielt dabei keine Rolle und hängt von Ihrer persönlichen Präferenz ab.
  2. Verarbeiten: Jetzt bewerten Sie jede einzelne Aufgabe. Ordnen Sie sie zeitlich ein und entscheiden Sie, was der nächste konkrete Schritt ist. Hier gilt die Zwei-Minuten-Regel: Eine Aufgabe, die innerhalb von zwei Minuten erledigt werden kann, wird sofort erledigt. Was länger dauert und mehrere Handlungsabläufe benötigt, kommt auf eine der folgenden Listen.
  3. Organisieren: Alle Aufgaben werden jetzt eingeteilt.
  • Aktionsliste: Hier kommen alle Aufgaben mit ihrem jeweils nächsten konkreten Schritt hin. Um dabei den Überblick zu behalten, lassen sich diese Maßnahmen noch in Kontextlisten unterteilen (Telefonate, Privat, Beruflich,…).
  • Projektliste: Alles was mehrere Abläufe benötigt und nicht mit einer Aktion bearbeitet werden kann. Fixe Termine in den Kalender eintragen. Für die einzelnen Projekte definieren Sie die nächsten Schritte, Termine und Erinnerungen.
  • Warten-auf-Liste: Hier erscheinen die Tätigkeiten, die Sie delegiert haben.
  • Vielleicht-Irgendwann-Liste: Diese dient als Ideenpool für später.
  1. Durchsehen: Einmal täglich die Listen checken und Termine prüfen, einmal pro Woche Erledigtes aus dem System entfernen und neue Projekte hinzufügen.
  2. Erledigen: Abarbeiten, was auf den Aktionslisten und im Kalender steht. Dabei stets die Prioritäten im Auge behalten.

Wer die DTD-Methode effektiv anwenden möchte, muss konsequent dabei bleiben. Der Effekt des Zeitmanagements stellt sich nur dann ein, wenn das System ständig aktuell gehalten wird und vollständig ist. Es ist also eine gute Portion Selbstdisziplin notwendig, um am Ball zu bleiben. Wenn man sich erst einmal daran gewöhnt hat, läuft das System fast wie von allein.

 

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