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DIGITALE SIGNATUR: unser Service für verkürzte Prozesse

In der Personaldienstleistungsbranche muss es meistens schnell gehen und der erhöhte Bedarf an Mitarbeitern gedeckt werden.

Mit der Beschäftigung von Zeitarbeitnehmern können saisonale Schwankungen und Engpässe ausgeglichen werden. Sind die Inhalte der Arbeits-, Arbeitnehmerüberlassungs- oder Personalvermittlungsverträge besprochen, bedarf es nur noch einer Unterschrift. Das Unterschreiben der Arbeitnehmerüberlassungsverträge dauert auf klassischem Weg leider häufig zu lange. Die Vorgabe des Schriftformerfordernisses vor Antritt des Zeitarbeitnehmers beim Einsatzunternehmen zu erfüllen, ist manchmal kaum einzuhalten. Hier ein zeitliches Beispiel: nachdem der Vertrag abgesegnet wurde macht sich die gedruckte Version auf den Weg zur Post. Innerhalb von Deutschland ist die Brieflaufzeit üblicherweise 2 Tage: Einwurftag plus ein Werktag. Ist der Vertrag im Unternehmen angekommen, muss er noch an die richtige Person zugestellt werden. Je nach Unternehmensgröße verliert man hier einen weiteren Tag. Und schlussendlich muss der gezeichnete Arbeitnehmerüberlassungsvertrag den ganzen Weg wieder zurück zu SYNERGIE. Selbstverständlich geben wir bei dringenden Aufträgen alles, um den zeitlichen Ablauf so schnell als möglich abzuwickeln. Manchmal muss ein Vertrag auch in der Mittagspause fix persönlich überreicht werden, damit die Fristen eingehalten werden können. Wir bei SYNERGIE bieten Ihnen eine weniger nervenaufreibende und dazu deutlich umweltschonendere Lösung mit der Sie Ihre Verträge direkt und ohne Zeitverlust zeichnen können. Mit der digitalen, rechtssicheren Signatur entfällt das Ausdrucken, das Eintüten und der Gang zur Post. Sie sparen somit viel Zeit, Papier und Porto ein. Durch diesen extrem verkürzten Prozess ist auch die Sicherstellung, den Arbeitnehmerüberlassungsvertrag vor Einsatzbeginn zu signieren, kein Problem mehr.

RECHTLICHER HINTERGRUND

Um dem Gesetz zu genügen, muss vor Start des Projektmitarbeiters in Ihrem Unternehmen der AÜV von Ihnen und uns unterschrieben sein.
Gerade bei kurzfristig angefragten Projektmitarbeitern ist dies oft eine Herausforderung.
Wir bieten Ihnen eine rechtssichere und schnelle Lösung: Die qualifizierte digitale Signatur! Das Gesetz zur Regelung der Arbeitnehmerüberlassung regelt die Rechtsbeziehungen zwischen Verleiher und Entleiher. Im AÜG ist beschrieben, dass Arbeitnehmerüberlassungsverträge in Schriftform erfolgen müssen (§ 12 Abs. 1 Satz 1 AÜG) und vor Beginn der Arbeit des Zeitarbeitnehmers beim Entleiher abgeschlossen werden muss. Ein Verstoß gegen diese Pflichten kann vom Staat mit hohen Geldstrafen belangt werden.
Möchte man nun einen Vertrag zur Arbeitnehmerüberlassung möglichst schnell in elektronischer Form übermitteln und unterschreiben, ist dies mit einer qualifizierten digitalen Signatur möglich.

WAS GENAU IST EINE DIGITALE SIGNATUR?

Wir unterscheiden zwischen der einfachen und der qualifizierten digitalen Signatur.
Die einfache elektronische Signatur bringt keinen Identitätsnachweis der dargestellten Person. Es handelt sich dabei um beispielsweise eine eingescannte Unterschrift oder die Signatur in einer E-Mail (der sogenannte E-Mail Footer). Prinzipiell könnte hier jeder Absender falsche Angaben machen und es gibt für den Empfänger keinerlei Möglichkeit die Unverfälschtheit des Dokuments zu überprüfen. Die einfache digitale Signatur lässt sich also sehr leicht fälschen und ist daher selbstverständlich für das Unterschreiben von wichtigen Verträgen nicht geeignet.

Die qualifizierte digitale Signatur basiert hingegen auf einer Identitätsprüfung. Mit dieser digitalen Signatur lassen sich Unterschriften auf digitalem Wege übermitteln und sie ist einer persönlichen Unterschrift gleichzusetzen.

Man kann sich den Ablauf wie bei einem Schlüssel vorstellen, der nur zu einer Tür passt. Der Schlüssel kann eindeutig dieser bestimmten Tür zugeordnet werden. Dabei kann die Identitätsprüfung, also dass dies der richtige Schlüssel für diese bestimmte Tür ist, von jedem nachgelesen werden und ist damit transparent, wohingegen der Schlüssel selbst, lediglich vom Schlüsselinhaber genutzt werden kann.
Somit kann die digitale Unterschrift einer bestimmten Person zugeordnet werden und ist damit rechtssicher.

Man kann also sagen, digitale Signaturen oder digitale Unterschriften sind wie elektronische Fingerabdrücke. Mit Hilfe von entsprechenden Software-Lösungen wird die digitale Signatur einem Unterzeichner zugeordnet und sicher mit dem gezeichneten Vertrag verbunden.

Bei SYNERGIE erhalten Sie selbstverständlich eine Anleitung für die Nutzung Ihrer rechtssicheren digitalen Signatur. Wir garantieren Ihnen, dass Sie auch ohne Vorkenntnisse sehr einfach und schnell startklar sein werden. Gerne stehen wir bei Fragen zur Verfügung und helfen Ihnen bei der Digitalisierung Ihrer Abläufe. Kontaktieren Sie Ihren Personalberater an einem unserer über 30 Standorte.

Wie läuft das mit der digitalen Signatur konkret ab?

Wenn ein Benutzer ein Dokument elektronisch unterschreibt, wird unter Nutzung des privaten Schlüssels des Unterzeichners eine Signatur erzeugt. Der private Schlüssel wird vom Unterzeichner geheim gehalten. Der mathematische Algorithmus arbeitet wie eine Chiffre und erzeugt Daten zu dem betreffenden Dokument, "Hash" genannt, und verschlüsselt die Daten. Die resultierenden verschlüsselten Daten sind die digitale Signatur. Die Signatur wird zudem mit einem Zeitstempel versehen. Wenn das Dokument nach der Unterzeichnung verändert wird, ist es ungültig.

Die qualifizierte digitale Signatur läuft bei SYNERGIE in 3 einfachen Schritten ab:

  1. Identifikation durch die Eingabe der Mobilfunknummer und des festgelegten Signaturpasswortes
  2. Erhalt einer SMS mit einem bestimmten Vergleichswert zur eindeutigen Identifizierung und einem TAN-Code
  3. Eingabe des TAN-Codes und signieren des Dokuments

Verträge können nach einmaliger Einrichtung vom Computer, Laptop oder Smartphone rechtssicher digital signiert werden. Die Einrichtung dauert nur wenige Minuten. Nach Angaben zu Ihrer Person und einem kurzen Videotelefonat zur Verifikation erhalten Sie eine TAN per SMS und dann kann es auch schon losgehen.

IHRE VORTEILE

  • Arbeitnehmerüberlassungsverträge vor Einsatzbeginn unterzeichnen
  • Ohne Vorkenntnisse einfach nutzbar
  • rechtskonform nach BGB, AÜG und eIDAS
  • ganz einfach z.B. mit Smartphone und TAN - ohne zusätzliche Hardware
  • Sie unterzeichnen auf demselben Dokument wie SYNERGIE
  • Zeit und Kosten sparen - kein Ausdrucken, kein Eintüten, kein Porto

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